Một quản lý tài liệu điện tử là gì

Thực tế là 10 năm trước đây dường như là một ngoại lệ đối với quy tắc, bây giờ đang trở thành chuyện bình thường. Này áp dụng cho rất nhiều lĩnh vực của đời sống con người - đặc biệt là lĩnh vực kinh doanh.

Sau khi tất cả, bất kể như thế nào nhanh nhịp độ tiến bộ, các văn bản đã và vẫn đang hết sức quan trọng, có lẽ ngay cả những phần quan trọng nhất của các hoạt động kinh tế và thương mại, chẳng hạn như các doanh nghiệp lớn và doanh nghiệp tư nhân không có ngay cả những người lao động. hồ sơ điện tử lưu giữ - một thuật ngữ được càng được sử dụng trong tất cả các lĩnh vực hoạt động, và không ai ngạc nhiên.

Tại sao? Bởi vì tài liệu này theo nghĩa đen bước sửa chữa toàn bộ quá trình hoạt động, tất cả các thông tin cần thiết cho công việc hiệu quả.

Tài liệu, đặc biệt là với khối lượng lớn của họ, từ lâu đã là một loại một trở ngại và nguyên nhân cho câu nói đùa như buồn cười, và không như vậy.

Mất giấy tờ, do dự và sai sót trong thiết kế của họ đã trở thành một loại của một truyền thống buồn. Để tối đa tránh những vấn đề trên và để đẩy nhanh quá trình dokumentoobrazovaniya, phần lớn các doanh nghiệp lớn và vừa đã tích cực di chuyển để quản lý tài liệu điện tử và quản lý tài liệu điện tử nói chung.

Hai khái niệm này, mặc dù có nguồn gốc từ một khác, nhưng tất cả như nhau, không giống nhau. Thủ tục giấy tờ - một quá trình trực tiếp tạo tài liệu và tổ chức công việc với anh ta tiếp tục tìm kiếm, lưu trữ và kiểm soát của phong trào.

Cụ thể, quá trình di chuyển là những gì thường được gọi là một tài liệu từ thời điểm thành lập hoặc giấy nhận trước khi kết thúc ông.

Công việc này giống như nó điều khiển các quá trình đó được gọi là hành chính văn phòng.

Chính thức, thuật ngữ này nghe có vẻ hơi đáng sợ, nhưng trong các doanh nghiệp lớn là một sự phong phú của tài liệu giấy và tìm kiếm kéo rất nhiều vấn đề, cả lớn và nhỏ. Và đó là những gì làm cho ngay cả những nhà lãnh đạo bảo thủ nhất để dịch giấy tờ của họ trong đường ray điện tử, bao gồm toàn bộ quá trình "và từ".

Nhưng, nó bật ra, làm điều đó ở các nước hậu Xô Viết không phải là dễ dàng như vậy! Trong một thời gian dài kỷ lục điện tử giữ trên một mặt - được hoan nghênh, mặt khác - nó đã không có hiệu lực pháp lý đầy đủ. Tình hình đã tạo điều kiện rất nhiều sự ra đời của một chữ ký điện tử, mà đã trở thành một loại bảo đảm tính xác thực và tính hợp lệ của tài liệu.

trục trặc kỹ thuật vẫn còn khá nhiều. Bắt đầu từ lỗ hổng phần mềm và kết thúc với các chính sách nội bộ khác nhau (đặc biệt là tư nhân) doanh nghiệp. Sau khi tất cả, để trao đổi thích hợp các văn bản dưới dạng điện tử, bằng cách này nên làm việc cả hai đối tác, mà trong thực tế không phải lúc nào xảy ra.

Bởi vì điều này, và cũng vì mong muốn bảo thủ để "làm cho an toàn" tài liệu điện tử thường được lắng đọng trên các kệ dưới hình thức bản sao giấy của họ. Nhưng vẫn còn, họ trở nên ít đáng chú ý. Điều này, cùng với tự động hóa tạo tài liệu và giúp kiểm soát chuyển động của nó, làm cho toàn bộ quá trình công việc nhanh hơn đáng kể, điều đó có nghĩa - hiệu quả. Bên cạnh đó, tiết kiệm đáng kể không gian trong phòng.