Cấu trúc của dự án là gì? Cơ cấu tổ chức của dự án. Cơ cấu tổ chức của quản lý dự án

Cấu trúc dự án được sử dụng để xác định kết quả cuối cùng thu được, đồng thời liên kết nó với các nguồn lực, hoạt động, lao động và thiết bị cần thiết. Cấu trúc cũng cho phép bạn liên kết các yếu tố không chỉ với sản phẩm hoặc sản phẩm sẽ nảy sinh khi kết thúc mà còn với nhau. Việc hình thành dự án phải bắt đầu với những gì sẽ xảy ra vào cuối. Tiếp theo là sự đổ vỡ cơ bản của các khối, tiếp tục sụp đổ và tăng số lượng cho đến khi chi tiết nhỏ nhất cần thiết trong sản xuất được đưa vào tài khoản. Quá trình này cũng bao gồm việc thiết lập không chỉ liên kết chiều dọc, mà còn giữa các yếu tố, nếu hành động đó là cần thiết.

Cấu trúc của dự án là gì?

Hoạt động của bất kỳ công ty nào trên thế giới bắt đầu với sự phát triển của một kế hoạch hành động chung. Ví dụ, công ty có đơn đặt hàng cung cấp mì ống. Bây giờ ban quản lý, các phòng ban chuyên môn, các nhà phân tích và các bên liên quan khác tạo thành một kế hoạch, đó là cấu trúc của dự án. Trong trường hợp này, bạn cần phải xác định nơi lấy nguyên liệu và nơi để xử lý nó đến trạng thái mong muốn. Đây là hai khối. Mỗi người trong số họ có thể phát triển hơn nữa. Vấn đề nguyên vật liệu có thể được chia thành việc tìm kiếm một nhà cung cấp, vận chuyển cho vận chuyển và kiểm soát chất lượng. Xử lý nguyên liệu, lần lượt, cũng được chia. Cần phải quyết định phòng để sử dụng, nơi để tìm thiết bị, chuyên gia, người lắp đặt và làm thế nào để bắt đầu chu trình sản xuất. Đây chỉ là ví dụ đơn giản nhất vì các khối sẽ tiếp tục được chia sẻ cho đến khi không có thêm câu hỏi nào. Đây là cách cấu trúc cơ bản của dự án giúp đạt được kết quả mong muốn trong một khoảng thời gian nhất định. Khi mỗi người biểu diễn hiểu chính xác các chức năng và hành động của mình, để nhận ra từng yếu tố cụ thể đang hoạt động và điều gì cuối cùng sẽ xảy ra thì chỉ có hiệu quả tối đa khi đạt được doanh nghiệp.

Cấu trúc chuyên dụng

Cơ cấu tổ chức đơn giản nhất của dự án được mô tả ở trên. Nhưng đây chỉ là sự khởi đầu. Có một điều như một cấu trúc chuyên dụng liên quan đến tổ chức của công ty như một toàn thể, và trực tiếp vào một dự án cụ thể. Có một công ty nhất định trong đó có sự phân chia rõ ràng về chức năng, tính năng, chu kỳ sản xuất và tìm kiếm nhân viên. Nhưng để toàn bộ cơ chế hoạt động, ban lãnh đạo phải tìm ra một dự án phù hợp đem lại lợi nhuận. Đây là trách nhiệm của một công ty hoàn toàn khác, có cấu trúc riêng của nó. Đây là loại hình tổ chức chuyên dụng. Ví dụ, công ty này sản xuất các sản phẩm kim loại. Hệ thống này được xây dựng, nhưng nó không rõ chính xác sẽ có lợi nhuận gì để bán, và những gì hàng sẽ dẫn đến tổn thất. Đối với điều này, một công ty phân tích khác được thuê, nghiên cứu thị trường và đưa ra các khuyến nghị của nó. Dựa trên chúng, toàn bộ cơ chế công việc của công ty đầu tiên có hiệu lực.

Loại kép

Đây là loại thứ hai mà một cấu trúc quản lý dự án có thể thực hiện. Nó hàm ý sự hiện diện của hai công ty, mỗi công ty thực hiện một phần của công việc. Sau đó, các yếu tố này được kết nối, và sản phẩm cuối cùng là thu được. Điều này cũng áp dụng trực tiếp cho các dự án trong cùng một công ty. Hãy lấy ví dụ, một công ty tạo ra các trò chơi máy tính. Một trong những bộ phận của cô có trách nhiệm tạo ra đồ họa, và thứ hai - cho cốt truyện. Chỉ khi nào cả hai bộ phận đã sẵn sàng và kết nối với nhau, sẽ có một sản phẩm hoàn chỉnh. Điều này thường được thực hiện bởi một bộ phận khác (hoặc công ty), đảm bảo sự tương tác giữa các cấu trúc khác nhau và điều chỉnh hoạt động của họ.

Xây dựng phức tạp

Cấu trúc của dự án được đặc trưng bởi sự có mặt của nhiều phòng ban (hoặc doanh nghiệp), mỗi phòng có trách nhiệm riêng. Trên ví dụ của cùng một trò chơi máy tính, toàn bộ hệ thống có thể giống như thế này: có một lãnh đạo đã đưa ra quyết định mạnh mẽ để bắt đầu tạo ra sản phẩm. Ngoài ra còn có một số phòng ban, mỗi bộ phận phải cung cấp một phần của tổng số hàng hoá. Họ có thể không có chuyên gia riêng của họ, vì những gì họ phải thuê người từ bên ngoài. Những người này lần lượt có thể tự làm việc hoặc tin tưởng vào người khác. Đó là, nền tảng của công ty là nghĩa đen là một vài khối hoặc đơn vị. Phần còn lại do các tổ chức bên ngoài thực hiện. Nhưng kết quả cuối cùng đã được thu thập bởi các nhân viên của công ty chính.

Cấu trúc chức năng

Trên đây nói về quá trình tổ chức công việc của doanh nghiệp, mặc dù điều này cũng có ảnh hưởng trực tiếp đến quản lý dự án. Tuy nhiên, cấu trúc chức năng, vốn thường phổ biến và phổ biến, đã là một tham chiếu trực tiếp tới các dự án. Nguyên tắc tổng quát của nó được Max Weber xây dựng trong thế kỷ 20. Kể từ đó, không có nhiều thay đổi. Các cơ cấu tổ chức như vậy trong quản lý dự án được đặc trưng bởi một hệ thống phân cấp nghiêm ngặt, phân quyền, lao động và chức năng. Chủ động áp dụng tiêu chuẩn hóa của tất cả các hoạt động được thực hiện và sự phối hợp rõ ràng của toàn bộ quá trình. Không có ràng buộc về tính cách của nhân viên này hoặc nhân viên đó đối với các chức năng của mình, điều này làm cho nó dễ dàng và đơn giản để thay thế chúng với nhau. Các đặc điểm chính tích cực của cấu trúc này là các cơ hội để kích thích chuyên môn hóa, giảm tổng số hành động và tiết kiệm đáng kể nguồn lực. Đồng thời, có những thiếu sót đáng kể. Vì vậy, sự cô lập của các phòng ban khác nhau xảy ra, số lượng xung đột trong đội tăng, hiệu quả tổng thể của toàn bộ chu trình sản xuất giảm, và các kết nối giữa các phân chia ngang dần dần trở nên phức tạp hơn, cần tránh. Về cơ bản, tất cả điều này là do sự thiếu năng lực của đội ngũ quản lý. Cơ cấu này từ một công nhân đơn giản đòi hỏi tối thiểu, nhưng từ các trưởng - tối đa. Họ có trách nhiệm đáp ứng kịp thời với các yếu tố nhỏ nhất và đảm bảo sự tương tác rất rõ ràng giữa các nhóm nằm ngang.

Chức năng của người trung gian

Vì Max Weber là người Đức nên không có gì ngạc nhiên khi họ có một hệ thống có thể hoạt động khá hiệu quả. Trong điều kiện quản lý mất trật tự dễ dàng hoặc mạnh mẽ trong các doanh nghiệp trong nước cần kết nối liên kết. Trên thực tế, họ trùng lặp các chức năng của cấp trên, không có quyền quản lý, nhưng có nhiều cơ hội để kiểm soát. Kết quả là cấu trúc của công việc của dự án đã thu được một khái niệm như các trung gian. Đây là những người đặc biệt (hoặc toàn bộ ban ngành) điều chỉnh sự tương tác giữa các nhóm ngang. Cuối cùng, các điều phối viên đó đưa ra kết quả cuối cùng cho ban quản lý cấp cao đồng thời với các giám sát trực tiếp, có chức năng rút gọn trước khi chuyển giao các lệnh và lãnh đạo chung. Nếu họ cố gắng nghiên cứu trực tiếp vào dự án và đảm bảo sự tương tác của các đội cá nhân, thường tình hình sẽ xấu hơn.

Cấu trúc ma trận

Đây là hình thức tiếp theo phát sinh khi số lượng người trung gian tăng lên. Cấu trúc của dự án kinh doanh này được gọi là ma trận. Vấn đề chính ở đây chính là thực tế là những người điều phối tương tự nhận được khả năng kiểm soát nhiều hơn và, trong các chức năng của họ, tiếp cận với các trưởng phòng ban. Rất khó để mô tả rõ ràng những gì một nhà lãnh đạo có thể chỉ ra và những gì là khác nhau. Để đơn giản, họ được chia thành các nhà thiết kế và chức năng. Việc đầu tiên cung cấp một hệ thống chung của các phòng tương tác. Họ có nghĩa vụ phải truyền đạt rõ ràng và rõ ràng cho các cấp dưới toàn bộ ý tưởng, cũng như để hiểu những đặc thù của công việc của các đơn vị. Họ nên thiết lập mối liên lạc giữa các nhân viên khác nhau và xem xét những ý tưởng, mong muốn và yêu cầu của họ. Ngoài ra, những người đứng đầu này cũng chịu trách nhiệm về các tình huống không lường trước và không có xung đột. Các nhà quản lý chức năng lần lượt đảm bảo sự sẵn có của các nguồn lực cần thiết, chỉ định thời gian và địa điểm làm việc, chịu trách nhiệm về chất lượng sản phẩm được sản xuất, cũng như sự tuân thủ với các yêu cầu được tuyên bố. Những người này có nghĩa vụ phải thích ứng rất nhanh với các điều kiện khác nhau, kể cả những điều không thuận lợi cho công việc. Họ phải tìm ra cách thoát khỏi những tình huống khó khăn và đảm bảo sản xuất chất lượng yêu cầu trong thời gian.

Loại dự án

Cấu trúc của dự án đặc biệt hữu ích đối với các loại hình doanh nghiệp có hoạt động gắn liền với một hoặc nhiều dự án. Trong trường hợp này, mỗi người trong số họ đều có mọi thứ cần thiết để hoàn thành các chức năng của nó. Ví dụ, có thể có một số phòng kế toán, phòng tài chính, văn phòng thiết kế và như vậy cho từng dự án riêng biệt. Các đơn vị còn lại, không thuộc bất kỳ nhóm nào, cung cấp các chức năng phụ trợ, mặc dù rất quan trọng. Phòng nhân sự có thể là một và đáp ứng các yêu cầu từ tất cả các phòng ban. Ví dụ, có thể là cấu trúc của một dự án đầu tư. Cô có trách nhiệm của mỗi nhân viên về kết quả cuối cùng, quản lý rất linh hoạt và linh hoạt và thiếu các hành động được quy định rõ ràng cho mỗi nhân viên. Các cấu trúc như vậy có thể rất nhanh chóng thay đổi cấu hình của chúng, phản ứng lại tình huống không chuẩn và thực hiện đơn đặt hàng trong thời gian ngắn nhất có thể.

Tách và các tính năng

Tất cả các cơ cấu tổ chức của quản lý dự án đều có thể được chia thành hai nhóm lớn - cơ giới và hữu cơ. Đầu tiên liên quan đến hệ thống chức năng, và thứ hai - hệ thống ma trận. Dự án được đưa vào ngay trong cả hai loại, vì nó rất linh hoạt. Các loại cơ cấu của các cấu trúc được đặc trưng bởi một chiều dọc rõ ràng về quyền lực, các chức năng và hành động được quy định cứng nhắc của nhân viên và như vậy. Hữu cơ, trái lại, rất đơn giản, linh hoạt và không có khả năng chỉ rõ rõ ràng cho từng nhân viên những gì và làm thế nào để làm điều đó. Cả hai lựa chọn đều có quyền tồn tại. Việc đầu tiên là tốt nhất cho việc sản xuất các sản phẩm cụ thể. Ví dụ, một chiếc xe. Khi mỗi công nhân chỉ thực hiện các chức năng của mình, không có gì làm anh ta phân tâm. Nhưng đối với các dự án sáng tạo hơn thì nên sử dụng một cấu trúc ma trận, vì đôi khi sự "tương tác" giữa các nhân viên mang lại kết quả tối đa với chi phí tối thiểu.

Tạo

Cấu trúc của kế hoạch dự án rất khó để biên soạn, bởi vì toàn bộ quá trình sản xuất tiếp theo phụ thuộc vào nó . Thực tế là không thể ở giai đoạn ban đầu để thiết lập các nhiệm vụ chính xác và xác định các hành động cụ thể. Đầu tiên bạn cần chọn hình dạng của cấu trúc. Nó phải tương ứng với các chi tiết cụ thể của sự tương tác giữa tất cả các bên của dự án, phù hợp với nội dung của nó và hoạt động thành công trong môi trường bên ngoài hiện tại. Cấu trúc quản lý dự án thường được tạo ra một lần trong một thời gian dài, do đó tốt hơn là dành nhiều thời gian hơn cho nó, nhưng để có được kết quả hiệu quả nhất trong tương lai gần để liên tục làm lại nó. Giai đoạn tiếp theo là kế hoạch chi tiết cho tình hình hiện tại. Cuối cùng, các tài liệu hữu ích về phương pháp, tổ chức, tài liệu tham khảo và các tài liệu hữu ích khác được thu thập cho từng giai đoạn, bộ phận hoặc nhóm người lao động. Điều này bao gồm nhân sự, mô tả công việc, yêu cầu về sự sẵn có của các chuyên gia, cũng như việc áp dụng điều này trong tổng ngân sách của dự án.

Phân bố theo khu vực trách nhiệm

Như đã đề cập ở trên, cơ cấu tổ chức của dự án dựa trên trách nhiệm của tất cả các loại nhân viên. Điều hợp lý là sự quan tâm cá nhân của một nhân viên cao hơn càng làm cho quy trình tổng thể hiệu quả hơn. Cần phải chuyển tải đến tất cả các nhóm người tham gia dự án tầm quan trọng của các hành động mà họ thực hiện và ảnh hưởng đến kết quả cuối cùng. Đương nhiên, đừng quên về trách nhiệm. Cần phải giải thích hậu quả sẽ trầm trọng đến đâu nếu nhân viên không thực hiện được các chức năng của mình. Bạn cũng có thể chỉ định giải thưởng cho công việc chính xác và hình phạt cho những sai lầm. Tất cả điều này phải được mọi người biết đến, và thông tin chính nó phải đơn giản và dễ tiếp cận nhất có thể. Ví dụ, một nơi nào đó trong bản mô tả công việc nó sẽ bị mờ để viết rằng nếu các thợ máy Sidorov không làm việc như nó cần, ông sẽ bị trừng phạt. Điều này không có hiệu quả. Cần phải nói trực tiếp rằng phần anh ta đang làm là cần thiết cho máy tính để đi. Nếu không có điều này, dự án sẽ bị gián đoạn, và công ty sẽ phải chịu thiệt hại 1 triệu USD. Và chỉ có ông sẽ có tội. Nhưng nếu thợ khóa này làm một chi tiết hơn cho cùng một thời gian, ông sẽ nhận được một tiền thưởng bằng một nửa tiền lương. Mọi thứ đều rõ ràng, dễ hiểu và dễ tiếp cận. Hình phạt chỉ ra và có sự khích lệ.

Tính năng chi tiết

Trong hầu hết các trường hợp, đặc biệt là khi cơ cấu cơ học của dự án hoạt động, cần phải có chi tiết tối đa cho bất kỳ câu hỏi nào. Cần tiếp tục chia khối và các phần tử cho đến khi không có chi tiết chưa được thu thập. Trong một số trường hợp, quá trình này có thể xảy ra ngay cả khi dự án bắt đầu hoạt động, điều chủ yếu là điều này không ảnh hưởng đến hiệu quả tổng thể của công việc. Nhưng cũng có những doanh nghiệp như vậy, trong đó danh sách hành động và chi tiết tối đa chỉ có thể cản trở. Thông thường nó đề cập đến tập thể sáng tạo. Ví dụ, tình hình với việc tạo ra một trò chơi máy tính đã được mô tả ở trên. Nếu bạn phân phối các lệnh rõ ràng cho tất cả nhân viên, sản phẩm sẽ được tạo ra nhanh chóng và với chi phí tối thiểu. Tuy nhiên, những ý tưởng tuyệt vời hay ý kiến nhạy cảm từ tất cả các thành viên dự án có thể làm cho một kiệt tác xứng đáng với nhiều giải thưởng từ trò chơi tầm thường sẽ bị bỏ qua.

Kết quả

Nói chung, cấu trúc của dự án phải được suy nghĩ thông qua một cách chi tiết và chính xác như quy trình sản xuất hiện tại đòi hỏi. Không thể áp dụng các tiêu chuẩn thống nhất và ví dụ cho tất cả các doanh nghiệp không có ngoại lệ. Luôn luôn cần phải tính đến rất nhiều tính năng và thông số mà hầu hết nhân viên có thể không rõ ràng khi bắt đầu quá trình tạo dự án nhưng có thể trở thành một vấn đề quan trọng gần gũi hơn với kết thúc của nó. Và điều quan trọng nhất cần nhớ là cấu trúc của dự án không phải là một kế hoạch cứng nhắc. Nó có thể và phải được tinh chế liên tục, tinh tế và sâu sắc hơn. Chỉ bằng cách này nó sẽ có thể đạt được hiệu quả cao nhất trong một khoảng thời gian tối thiểu và ít tốn kém các nguồn lực.