Tài liệu điện tử giữa các tổ chức: làm thế nào để cho nó hoạt động?

quản lý tài liệu điện tử (EDM) - một cách nhanh chóng để chia sẻ thông tin dựa trên việc sử dụng các tài liệu điện tử có chữ ký ảo. Ông từ lâu đã được công nhận ở các nước phát triển trên thế giới như một công cụ hiệu quả cho các doanh nghiệp hoạt động.

tim

tài liệu điện tử giữa các tổ chức - một tập hợp các tiến trình để tạo, xử lý, điều hành, chuyển nhượng, mua lại, bảo dưỡng, sử dụng và tiêu hủy tài liệu. Tất cả các quá trình này được thực hiện sau khi kiểm tra tính toàn vẹn và xác nhận nhận được tài liệu.

Quy tắc lưu thông tài liệu giữa các thực thể pháp lý được thực hiện theo thỏa thuận của các bên. Việc trao đổi thông tin được thực hiện bằng các phương tiện viễn thông, và các tài liệu được lưu trữ trên phương tiện truyền thông điện tử. Thời hạn sử dụng của thông tin kế toán không được vượt quá đó mà được thiết lập ở mức độ lập pháp.

Tổ chức có thể giao tiếp với nhau các văn bản chính thức và không chính thức khác với chữ ký của những người tham gia. Trong lĩnh vực kinh doanh này có thể bao gồm: hóa đơn, hợp đồng, hóa đơn, hợp đồng, thỏa thuận, đơn đặt hàng, thông báo, giấy ủy quyền, vv Thông tin có thể được truyền đi dưới dạng văn bản, bảng và các file đồ họa.

Mục đích của sự ra đời của EDI

Một điều kiện tiên quyết cho sự ra đời của EDI có thể là:

• giảm công việc thường ngày;
• giảm tổn thất của tài liệu;
• làm việc "trong suốt" với các tài liệu;
• tăng kỷ luật hiệu suất - tiết lộ các tài liệu trong một thời gian nhất định, vv ...

Trong số các chỉ tiêu định lượng có thể được xác định như sau:

• Giảm thời gian để xử lý tài liệu 10 lần.
• Giảm chi phí văn phòng trong một nửa.

tài liệu điện tử giữa các tổ chức: làm thế nào nó hoạt động

Phù hợp với pháp luật trong nước, tài liệu điện tử giữa các tổ chức được thực hiện với sự đồng ý của cả hai bên. Để trao đổi dữ liệu, nó là cần thiết rằng tất cả người tham gia được kết nối với các thiết bị của các nhà điều hành. Tiếp theo, người sử dụng cần để gửi yêu cầu để thêm vào danh sách các đối tác. Sau khi tham gia hệ thống xác nhận có thể giao tiếp.

mô-đun EDI sẽ phải thực hiện các chức năng sau:

• Mời các đối tác để trao đổi dữ liệu.
• Tạo một sổ địa chỉ.
• Tích hợp với phần mềm kế toán như 1C.
• Ký tên và mã hóa tài liệu.
• Cấu trúc thư.
• Theo dõi tình trạng của các chữ cái.

tài liệu điện tử giữa các tổ chức thực hiện sử dụng giấy chứng nhận. Đang kết nối đến một máy chủ và xác thực được thực hiện thông qua một giấy chứng nhận kỹ thuật số cá nhân. Chữ ký điện tử được cấp cho mỗi người dùng của hệ thống, lưu trữ trên phương tiện truyền thông điện tử được bảo vệ và mã PIN Token. Người dùng phải nhập mật khẩu đăng nhập của họ cho cơ quan cá nhân. Chỉ sau đó nó sẽ được tiếp cận với tài liệu của họ.

Bắt đầu một quá trình trao đổi có thể bất kỳ thành viên của tổ chức, kết nối với hệ thống. Trước khi bạn gửi một tài liệu cho một bên khác thì phải ký hợp đồng với chữ ký điện tử. Thao tác này được thực hiện bằng phương tiện của chương trình "Crypto". Tài liệu này được gửi qua EDI. nhân viên nhà thầu nhận được thông báo của một tài liệu mới. Nếu anh ta chấp nhận nó, ông cũng đặt EDS. Nếu bạn muốn thực hiện thay đổi đối với tài liệu, nó tạo ra phiên bản điện tử mới của nó. Sau khi hoàn thành chỉnh sửa bạn muốn lưu bất kỳ thay đổi bằng cách sử dụng chữ ký điện tử. Tài liệu này sau đó được gửi đến thay đổi đối với đối tác. Trong trường hợp cần thiết để cung cấp thông tin phù hợp với điện tử.

Nếu bạn muốn một lần nữa thực hiện thay đổi, sau đó toàn bộ thủ tục được lặp lại một lần nữa. Nếu tuyên bố lên phiên bản mới không có mặt, tài liệu được tôn trọng. Mẫu cuối cùng được coi là có chữ ký của hai chữ ký điện tử. phiên bản tài liệu ce lưu trữ trên máy chủ và có sẵn cho xem. Khi mẫu được đưa ra tình trạng của hiện tại, để sửa đổi các tài liệu sẽ không hoạt động. hợp đồng thất vọng cho tình trạng "hủy". Dưới đây là cách thực hiện các văn bản điện tử giữa các tổ chức.

thiết bị

Điều cần thiết cho tài liệu điện tử giữa các tổ chức? Trước hết, bạn phải chọn một nhà cung cấp dịch vụ và cài đặt phần mềm đặc biệt để trao đổi thông tin. Thứ hai, với mỗi đối tác mà tổ chức có ý định thực hiện e-mail, bạn cần phải đăng ký "Hiệp định về việc trao đổi tài liệu điện tử."

Nó cũng là cần thiết để thiết lập máy chủ EDI trên đó để lưu trữ tất cả các tài liệu. Nó có thể là thiết bị của khách hàng, và "đám mây" lưu trữ. Truy cập dữ liệu từ bên ngoài hệ thống thông qua các ứng dụng, trong đó được cài đặt trên thiết bị tổ chức. máy tính tương tác với máy chủ được thực hiện qua giao thức HTTP với mã hóa tùy chọn SSL 128. Tiếp cận các văn bản được thực hiện chỉ thông qua giao diện của ứng dụng và sau khi vượt qua xác thực.

dự án EDC

dự án tự động hóa quá trình có thể kéo dài từ vài tháng đến vài năm. Hạn trực tiếp phụ thuộc vào số lượng các quá trình cần tự động hóa, nguồn lực và khả năng tài chính của tổ chức. mạch TÓM TẮT thực hiện EDC như sau:

• Thành lập một nhóm công tác.
• Hình thành các mục tiêu, thời hạn và ngân sách.
• Nghiên cứu các quá trình hiện có.
• Phát triển một công việc.
• hệ thống Vyrob EDI.
• Ký thỏa thuận về việc thực hiện các SED.
• Việc áp dụng các quy định.
• Điền các thư mục hệ thống.
• đào tạo nhân viên.
• Thực hiện kiểm tra sơ bộ.
• Các ấn phẩm về việc thực hiện trình tự SED.
• Tiếp tục phát triển phần mềm và làm việc quy định.
• Sự ra đời của dự án thí điểm.
• chuyển đổi đầy đủ quy mô để EDI.

lỗi thực hiện EDI

Trong quá trình tự động hóa của các tài liệu cần được đặc biệt chú ý đến các quá trình trong đó luật pháp yêu cầu sự hiện diện của một tàu sân bay giấy. tài liệu giấy Duplicate điện tử là không thể. Điều này làm chậm đáng kể xuống quá trình công tác và gây ra một thái độ tiêu cực đối với tự động hóa trong toàn bộ quá trình. Đối với việc thực hiện một tác phẩm kép không ai trả tiền.

Trong quá trình thực hiện các quy định mới cần được phát triển để làm việc với các tài liệu, đào tạo cán bộ, và chỉ sau đó tham gia vào thực hiện đầy đủ. Điều này có thể đạt được chỉ khi để truyền đạt cho nhân viên những lợi ích của việc sử dụng công nghệ mới.

Một sai lầm phổ biến - nghiên cứu nghèo để yêu cầu SED. Nếu người dùng phải làm việc trong một hệ thống chưa được cấu hình, sau đó quá trình EDI khác từ đó áp dụng trong tổ chức.

tài liệu điện tử giữa các tổ chức: ưu và nhược điểm

ưu điểm:

• Giảm để chuyển tiếp các tài liệu gốc bằng chi phí bưu điện.
• Tiết kiệm không gian cho việc lưu trữ tài liệu. Đó là tất cả được lưu trữ dưới dạng điện tử.
• Dễ sử dụng. Gửi tài liệu được thực hiện từ một địa điểm duy nhất. Một tìm kiếm nhanh chóng của một tài liệu mang theo trạng thái (gửi, nhận và chấp nhận bởi r. D.).
• giao hàng ngay lập tức. Mọi thông tin được gửi đến người nhận trong một vài giây.
• Tài liệu này không thể bị mất lên đến hết dung lượng lưu trữ của nó trong hệ thống.

nhược điểm:

• Để sử dụng sản phẩm bạn phải mua một giấy phép mà tốn tiền.
• Giao tiếp thường duy nhất giữa những người tham gia trong cùng một hệ thống.
• tài liệu điện tử giữa các tổ chức trong 1C hoặc sử dụng bất kỳ phần mềm khác khác với các chương trình sử dụng trước đó. Với sự ra đời của thuật toán mới, tất cả các nhân viên có thắc mắc về việc tiến hành kinh doanh.
• thiết bị kỹ thuật. Trước khi sự ra đời của tổ chức EDI cần mua thiết bị và chuẩn bị đội ngũ nhân viên để quản lý hệ thống mới.
• EDM được thực hiện bằng cách sử dụng chữ ký điện tử, tính hợp lệ trong số đó là 1 năm. Nó là cần thiết để theo dõi và cập nhật kịp thời các chứng chỉ. Nó cũng là cần thiết để kiểm soát các hành động của giấy chứng nhận nhà thầu, để tránh vấn đề với thuế.

quy định pháp luật

Có gì văn bản quy phạm quy định tài liệu điện tử giữa các tổ chức? pháp luật của Nga bao gồm các liên bang Luật №63 «Về chữ ký điện tử", các quy tắc của các tài liệu trong Dịch vụ thuế liên bang đã được đăng ký theo thứ tự của Bộ Tài chính số MMV-7-2 / 168. Tổ chức Các EDI giữa đơn đặt hàng trên cơ sở Tài chính № 50N. Điều khoản của chính tài liệu kế toán trao đổi dưới dạng điện tử theo quy định về số lượng Federal Tax Service tự MMV-7-6 / 36 @. Tất cả các nhà khai thác trong các hoạt động quá trình EDM nên được hướng dẫn bởi Order of the Dịch vụ thuế liên bang № MMV-7-6 / 253 @.

"VLSI"

tài liệu điện tử giữa các tổ chức "VLSI" mang đến cho khách hàng những ưu điểm sau:

• Có thể gửi tài liệu cho bất kỳ tổ chức nào được đăng ký trên lãnh thổ của Liên bang Nga. Nếu đối tác không phải là một bên tham gia hệ thống "VLSI", người lao động chỉ cần liên hệ với người đại diện của tổ chức và sẽ gửi e-mail mời tham gia trong hệ thống. Ngay sau khi xác nhận việc trao đổi thông tin giữa những người tham gia sẽ được thực hiện mà không cần trung gian.
• Cài đặt phần mềm trên một máy tính là không cần thiết. Đủ để có một phiên bản hiện tại của trình duyệt của bạn và truy cập Internet.
• Để làm việc với các dữ liệu không cần một chương trình đặc biệt. Nếu báo cáo được chuẩn bị ban đầu trong phần mềm của bên thứ ba, chẳng hạn như 1C, người ta có thể cấu hình tích hợp với hệ thống "VLSI".
• Dạng chuẩn của tài liệu không được thiết lập. Bạn có thể gửi văn bản, file bảng tính, hình ảnh và vân vân. D.

SKB "Kontur"

Một trong những nhà phát triển phần mềm đầu tiên ở Nga cũng là tham gia vào việc cung cấp thiết bị, thông qua đó các tài liệu điện tử giữa các tổ chức. "Contour" DiaDoc phát triển một hệ thống mà việc trao đổi tài liệu điện tử. Một đặc điểm của hệ thống là truy cập vào các dữ liệu có thể đạt được khi ở nước ngoài. Với mục đích này công ty đã phát triển ở các mức thuế chuyển vùng. Nếu muốn, truy cập mono dữ liệu thông qua API.

Những gì bạn cần?

Để kết nối EDI, các công ty cần phải mua:

• phần mềm được cấp phép;
• máy chủ;
• nâng cấp trang thiết bị;
• đào tạo cán bộ;
• tùy chỉnh và tích hợp ECM để sử dụng với các ứng dụng nội bộ.

đầu tư đó cần phải thực hiện để kết nối các tài liệu điện tử giữa các tổ chức? Việc đưa vào chi phí tư vấn hỗ trợ kỹ thuật, và cập nhật phần mềm SED - giai đoạn thứ hai của đầu tư. Những chi phí này sẽ phải trả hàng tháng.

phần kết luận

Để thay thế giấy dựa trên e-mail đến. Nó không chỉ làm giảm chi phí của tổ chức để thực hiện các quá trình, mà còn làm tăng hiệu quả của công việc kinh doanh như một toàn thể. Để EDI hoạt thành công, bạn cần phải xây dựng rõ mục tiêu và thực hiện của hệ thống để điều chỉnh các thiết bị một cách chính xác.