Memo - tạo nên theo yêu cầu

Quy trình làm việc của bất kỳ công ty là tập hợp các giấy tờ của nhân vật khác nhau, hệ thống hóa một cách nào đó. Một trong những tài liệu là một bản ghi nhớ.

đặc điểm chung và mục đích của một tài liệu

Để bắt đầu, cần lưu ý rằng các bản ghi nhớ - một bản nghiên cứu, đó là thông tin và đồng thời khuyến nghị. Nó được thiết kế để cung cấp quản lý doanh nghiệp hoặc người giám sát. Tài liệu này có thể được thực hiện bởi bất kỳ nhân viên của công ty , vì hai lý do:

1. Theo sáng kiến của người lao động.
2. Theo chỉ thị của hướng dẫn.

Trong mọi trường hợp, giấy này chứa thông tin chi tiết trên, câu hỏi cá nhân cụ thể. Trong thực tế, nó - ý kiến của nhân viên thể hiện bằng văn bản. Có những trường hợp quyết định người đứng đầu trong những cân nhắc bạn cần phải biết cấp dưới của họ về hoàn cảnh của một trường hợp. Sau đó, người lao động phải thực hiện một phản ứng lý luận, và cuối cùng thêm ý kiến của riêng bạn trong các hình thức đề xuất và khuyến nghị cụ thể. Theo đó, một lưu ý như vậy đang trở thành một ý kiến cá nhân của cá nhân.

Đừng nhầm lẫn

Được chấp nhận cho việc chuẩn bị của một tài liệu, bạn phải biết chính xác những gì được yêu cầu cung cấp. Một số loại thư từ kinh doanh là rất giống nhau, và họ có thể dễ dàng bị nhầm lẫn. Ví dụ, ghi chú kinh doanh là ba loại: văn phòng, biên bản ghi nhớ và giải thích. Cùng lúc đó có ba sự khác biệt lớn, mà không cho phép một người có kiến thức để làm cho sai lầm này giữa chúng. Những tài liệu khác nhau:

1. Theo người nhận, đó là người mà họ đang dự định. Ngược lại với quan chức này, một bản ghi nhớ giải thích được viết bằng tên của người giám sát trực tiếp và báo cáo viên, hơn nữa, có thể được thực hiện trực tiếp cho giám đốc của công ty.

2. Theme và tải ngữ nghĩa của các thông tin nêu. Chủ đề giải thích hiểu trực tiếp từ tiêu đề. Dịch vụ này là một phần của sự tương ứng kinh doanh giữa các đơn vị cấu trúc của công ty. Tiêu đề ghi nhớ có thể khác nhau:

• báo cáo định kỳ;
• một lần cung cấp thông tin về các vấn đề có liên quan.

3. Nếu dịch vụ giải thích và được sử dụng trong doanh nghiệp, các bản ghi nhớ có thể được cả hai bên trong và bên ngoài. Trong trường hợp đầu tiên, nó được thiết kế cho các giám đốc của công ty, trong khi thứ hai - một tòa án cao hơn.

Khi tài liệu được soạn thảo

Biên bản ghi nhớ - là một biện pháp cần thiết. Nó được thực hiện khi tình hình trở nên ngoài tầm kiểm soát và đe dọa các công ty gặp rắc rối nghiêm trọng. Nói cách khác, tình hình phải là rất quan trọng. Tại thời điểm này, người lao động mang đến sự chú ý của quản lý và một tài khoản chi tiết của các sự kiện được biết đến với anh. Đây có thể là một mối đe dọa đến việc thực hiện một kế hoạch hoặc thu được lợi nhuận kỳ vọng. Tài liệu này nhằm mục đích thu hút sự chú ý của các nhà quản lý cho vấn đề này và cố gắng sửa chữa tình hình. Mỗi chuyên gia theo cách riêng của nó đại diện cho việc giải quyết các tình huống. Trong bản ghi nhớ ông mô tả một cách chi tiết phiên bản của mình và trình bày quan điểm riêng của mình về vấn đề này. Để thuận tiện, thông tin này sẽ được thực hiện ra trong một hình thức hoàn toàn miễn phí. phong cách này cho phép bạn hoàn toàn bất kỳ nhân viên để bày tỏ quan điểm của họ về một vấn đề duy nhất cụ thể mà không sợ bị hiểu lầm bởi những người khác.

Nguyên nhân của các tài liệu

Có nhiều lý do vì trong đó ghi nhớ có thể được thực hiện. Một mẫu hoặc một mô hình duy nhất cho tất cả các trường hợp có thể để thực hiện, tất nhiên, càng tốt. Nhưng bất kỳ lý do cụ thể để yêu cầu cá nhân được thực hiện theo cách thức của triển lãm. Những lý do có thể rất khác nhau:

• vì đến trễ cho công việc;
• vắng mặt;
• thất bại trong việc thực hiện nghĩa vụ;
• mâu thuẫn giữa các thành viên;
• trình bày kết quả của cuộc kiểm toán;
• thông tin liên lạc để biết thông tin về sai lầm của mình;
• một mối đe dọa thực hiện nhiệm vụ thường xuyên;
• Thông tin về các hành vi không thể chấp nhận của người lao động.

Những lý do rất nhiều và mỗi người trong số họ đòi hỏi một cách tiếp cận cá nhân và tiến hành cụ thể. Sau khi nhận được thông tin đầu tay, người đứng đầu nên điều tra nó kỹ lưỡng và đưa ra một quyết định thông báo. Nó thường là cần thiết để có được thêm thông tin từ người tham gia khác trong vấn đề này. Họ sẽ phải chịu sự lãnh đạo của rõ họ về các vấn đề nêu ra.

Nếu ai đó có một cái gì đó đã phá vỡ

Những bất thường trong các điều kiện sản xuất - không phải là hiếm. Nếu không có họ, công việc và giao tiếp giữa con người là không thể. Các bản ghi nhớ phổ biến nhất vi phạm kỷ luật lao động. Hành vi của nhân viên tại nơi làm việc luôn là mơ hồ. Bất kỳ sai lệch so với định mức tiêu chuẩn thường coi là không phù hợp và đòi hỏi hình phạt thích hợp. Áp dụng hình phạt có quyền chỉ người đứng đầu doanh nghiệp, vì vậy phần còn lại của các nhân viên, trong đó có người giám sát ngay lập tức chỉ có thể thông báo cho ông về những gì đã xảy ra và đưa ra phiên bản riêng của mình tác động đến đồng nghiệp cẩu thả. Vẽ thuật toán ghi nhớ như sau.

1. Tên của dịch vụ hoặc bộ phận. Nó được thể hiện ở phần trên bên trái của tờ.
2. Điểm đến (của người đứng đầu). Chỉ định ở phía trên bên phải.
3. Tên của tài liệu. Viết dưới đây bằng chữ in hoa với một dòng màu đỏ.
4. số tài liệu.
5. vẽ lên một nơi.
6. Tiêu đề.
7. Các văn bản của tài liệu: Tên và vị trí của người phạm tội, ngày vi vi phạm, hình thức vi phạm, nguyên nhân của vụ việc, đề nghị cho việc thu hồi.
8. Vị trí, tên và chữ ký của người lao động chuẩn bị tài liệu.

Nếu đồng nghiệp có tội

Một bản ghi nhớ cho người lao động có thể được thực hiện giám sát trực tiếp hoặc đồng nghiệp. Những lý do phổ biến nhất mà nó được tạo thành là tiêu cực: vi phạm, một tội tiểu hình, hành vi sai trái. Trong trường hợp này, lưu ý nhằm mục đích thiết lập một thực tế về những gì đã xảy ra và ngăn chặn sự lặp lại của các loại trong tương lai. Sau khi nhận được tài liệu, người quản lý phải hiểu tình hình và đưa ra quyết định. Trong trường hợp này, nó quyết định có hay không đối với một nhân viên bất kỳ hình phạt hay không. Nếu một sự kiện tiêu cực đã diễn ra lần đầu tiên, chúng ta có thể hạn chế cảnh báo và trò chuyện gây dựng. Nếu được thông qua vi phạm của hệ thống, nó sẽ bị trừng phạt theo luật lao động. Trưởng có nghĩa vụ áp đặt một visa, mà sẽ được ghi lại quyết định này. Báo cáo nhân viên được xây dựng trên các công nhân và những dịp khác. Ví dụ, Trưởng bộ phận có quyền đưa ra một lưu ý cho Giám đốc các chương trình khuyến mãi cho công việc cấp dưới siêng năng hoặc công việc cũng được thực hiện. Các nguyên tắc chuẩn bị - như nhau, chỉ có văn bản là tích cực.

Có khó khăn để viết một bản ghi nhớ?

Tạo một bản ghi nhớ không phải là khó khăn. văn bản mẫu, nếu cần thiết, bạn luôn có thể lấy thư ký. Qua bàn tay của mình thông qua nhiều tài liệu tương tự. Điều quan trọng là phải giải thích rõ bản chất của những gì đã xảy ra. Sau khi đọc tài liệu này, người quản lý phải có một ý tưởng rõ ràng về những gì ông muốn nói với trình biên dịch của "thông báo". Sự kiện sẽ được mô tả trong thứ tự thời gian, từng bước một, để một tổng thể lờ mờ hình ảnh sáng và rõ ràng. Cũng nên nhớ rằng (hoặc A5) cho giấy vị trí sử dụng nội bộ thường được thực hiện trên một tờ tiêu chuẩn của định dạng A4. Nếu thông tin được cung cấp trong tổ chức phụ huynh, các văn bản sẽ được in trên giấy tiêu đề công ty. một tài liệu như vậy là hoàn toàn cần thiết để cung cấp cho các chữ ký của người đứng đầu. Kết quả là, nó sẽ có chữ ký của hai đại diện của doanh nghiệp: là người đầu tiên - nhà soạn nhạc, thứ hai - đạo diễn. Thông tin có thể được xác nhận bởi biết thêm chi tiết. Họ có thể được cung cấp với các tài liệu cơ bản trong các hình thức của phụ lục được đánh số.

Để làm điều đúng

Nhằm cung cấp thông tin được lắng nghe, bạn phải biết làm thế nào để viết một bản ghi nhớ. một tài liệu như vậy thường bao gồm ba phần chính.

1. Lý do là lý do để viết ghi chú này. Nó là cần thiết để phác thảo rõ tình hình và liệt kê tất cả các sự kiện nổi tiếng.
2. Theo những người dự thảo về những gì đang xảy ra. Nó là cần thiết để phân tích kỹ lưỡng tình hình và đề xuất các quyết định của mình để tạo ra các vấn đề.
3. thiết bị đầu cuối tổng hợp và các bước cụ thể.

Thông tin ta có thể nêu ngắn gọn và rõ ràng, do đó khi đọc người nhận đã không bị mất ý tưởng. Nếu không, sự thật có thể bị hiểu sai, và quyết định sẽ không mang lại kết quả mong muốn. Trong văn bản nó không phải là cần thiết để thể hiện trí tưởng tượng của họ, hoặc bóp méo sự thật. Kỹ thuật này là chống lại các quy tắc. Nếu có nhu cầu, người nhận mình có một quan tâm đến những người dự thảo để hiểu những gì đã xảy ra và đưa ra quyết định chính thức.

chuỗi các hành động

Trên ví dụ người ta có thể xem xét các trường hợp cụ thể của phi chu toàn bổn phận của họ. Một bản ghi nhớ cho người lao động là người giám sát để cung cấp các công ty quản lý. Để bắt đầu, người lao động được đưa ra thời gian để sửa chữa sai lầm của họ. Nếu không, người đứng đầu các dịch vụ có liên quan trong sự hiện diện của ba nhân chứng của hành động mà người lao động đã không hoàn thành nhiệm vụ ngày được đề xuất. Sau đó, kẻ đột nhập phải viết một lời giải thích đúng theo mẫu với những lý do.

Các nhân viên không thể làm điều này. Trong trường hợp này, ông mất cơ hội cuối cùng để bảo vệ mình. Một bản ghi nhớ giải thích được gửi đến người đứng đầu để xem xét. quyết định cuối cùng của mình, anh thể hiện dưới hình thức nghị quyết. Thông tin đến bộ phận nhân sự cho công tác chuẩn bị của một trật tự cho việc phục hồi. Mức độ trừng phạt được xác định phù hợp với pháp luật. Nếu vi phạm khá nghiêm trọng, và thêm vào nhiều lần, kết quả có thể chấm dứt việc làm dưới bài viết có liên quan.