Danh sách các tài liệu. Hình thức và quy tắc của thành phần của nó

Thuật ngữ "hàng tồn kho" là quen thuộc không chỉ nhân viên văn phòng, mà còn các chuyên gia từ các ngành công nghiệp và các tổ chức khác. Ông thường được tìm thấy trong các loại giấy tờ về mục đích đặc biệt, và trong các tài liệu kèm theo.

Việc tổ chức làm việc trong các kho lưu trữ

Một khi các tài liệu này sẽ hoàn thành sứ mệnh chính của nó, họ trở nên hầu như vô dụng vào lúc này. Một số trong số họ bị phá hủy, và phần còn lại được gửi đến lưu trữ đặc biệt, được gọi là tài liệu lưu trữ. Ở đây các tài liệu được xử lý, hệ thống hóa và xác định trước trên lưu trữ dành cho căn phòng này. Giai đoạn này được coi là người cuối cùng trong thủ tục giấy tờ. Tất cả các gói trên tuổi thọ, và riêng rẽ sẽ liệt kê các tài liệu cho việc lưu trữ tạm thời và vĩnh viễn, cũng như trường hợp trên nhân viên. Mỗi doanh nghiệp (tổ chức) vào cuối năm nay thu thập tài liệu chính thức để chuyển vào kho lưu trữ. Những vấn đề này thường tham gia vào các nhà lưu trữ. Tuy nhiên, nếu các nhân viên công ty không có một đơn vị như vậy, công việc được thực hiện bởi các chuyên gia nhân sự theo hướng dẫn của nhân viên lưu trữ. Họ tạo thành hàng tồn kho của các chứng khoán chuyển bởi các bộ phận cá nhân, trên cơ sở đó được hình thành bởi một danh sách tóm tắt các văn bản trên toàn doanh nghiệp.

Một tập hợp các tài liệu làm việc

Đôi khi một công dân vấn đề cụ thể hoặc tổ chức có trách nhiệm trình không chỉ một mà nhiều tài liệu chính thức. Lấy ví dụ, một tình huống mà đối với việc xây dựng một sự cạnh tranh giữa các bên ở bên phải tham gia vào hợp đồng. Mỗi ứng viên phải cung cấp cho Ủy ban với các tài liệu các loại, cung cấp, cho phép giấy để tiến hành các hoạt động xây dựng, thành phần và các văn bản khác. Tất cả điều này là đi sâu vào một gói duy nhất và gọi cho các thành viên ủy ban. Bên trong nó phải là một hàng tồn kho của các tài liệu, trong đó liệt kê tất cả những gì được đạo diễn thay mặt cho một tổ chức cụ thể. Đây là loại danh sách hoặc đăng ký. giấy như vậy thường được tạo thành từ một khuôn mẫu nhất định. Tất cả rất đơn giản. Ở phía trên cùng của tấm ở giữa được viết tên của "danh sách các tài liệu". Chỉ cần dưới đây giải thích ở đâu và bởi những gì tổ chức họ đã cung cấp. Sau đó là một bảng gồm bốn cột:

1. số lượng đặt hàng.
2. Tên của tài liệu.
3. Các trang trong tài liệu và s__ po__.
4. Số lượng các trang trong tài liệu

Nó kết thúc bằng một bảng tóm tắt của dòng, cho biết tổng số trang trong bộ truyền đi. Điều này ngăn cản sự mất mát có thể hoặc thay thế các chứng khoán được cung cấp để xem xét.

làm tướng

Với kỷ lục thích hợp giữ tất cả các tài liệu trong công ty vào cuối năm nay và xử lý được nhóm lại thành hành động. Linh kiện được sản xuất phù hợp với các thuật ngữ đã được phê duyệt, cũng như các quy tắc được chấp nhận chung:

1. Các tài liệu được tạo ra trong một năm dương lịch duy nhất. Như một ngoại lệ trong trường hợp giấy tờ chính thức thiên nhiên lăn có thể được kết hợp trong tài liệu hướng dẫn dịch vụ một trường hợp trong nhiều năm.
2. Vị trí của chứng khoán được thực hiện từ trên xuống dưới.
3. Tất cả các tấm được thiết đánh số. Điều này là để đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu trong lưu trữ. Đánh số nên được thực hiện bằng bút chì ở góc trên bên phải.
4. Nếu cần thiết, nó tạo thành một hàng tồn kho nội bộ của các văn bản có chữ ký của các chuyên gia, mà nó là gì.
5. Giấy khâu.
6. Rút ra tờ chứng kiến.
7. Đối với mỗi trường hợp bìa được làm bằng mô hình tiêu chuẩn. Nó sẽ chứa tên đầy đủ của công ty và một đơn vị cụ thể. Tiếp theo là một mã số đặc biệt tương ứng với danh pháp. Sau đó ghi rõ ngày và kết thúc của tổ chức của vụ án. Và ở phía dưới nhãn thời hạn sử dụng.

gửi thư

Khi gửi một số bưu kiện, gói hoặc chữ có giá trị với nội dung gửi đến các tài liệu hàng tồn kho. Tạo nó có thể được thực hiện trong bất kỳ bưu điện. Nó chạy dưới dạng số 107 và là một loại tài liệu chứa các thông tin chi tiết về số lượng và nội dung có giá trị. Giá phát hành cho người gửi tự quyết định. Nếu ông thấy rằng một tài liệu đã có ít giá trị, cột tương ứng của hình thức đặt một dấu gạch ngang. Hàng tồn kho nhúng vào trong một phong bì hoặc gói trực tiếp tại bưu điện. bộ phận người lao động kiểm tra tính chính xác của đăng ký và hình thức đảm bảo một con dấu. Hàng tồn kho được đưa vào trùng lặp. Một bản gửi kèm theo các tài liệu và thời gian lưu trú cần thiết khác với chủ sở hữu của bưu kiện. Này được thực hiện để đảm bảo rằng trong trường hợp có một tình huống xung đột đã có thể khẳng định mỗi đơn vị đầu tư. Sau đó, phong bì (bưu kiện hoặc bưu kiện) được niêm phong, và gửi đến đích.