Báo cáo tài liệu: các loại, hình thức, mẫu và thiết kế

Quản lý tài liệu phù hợp là rất quan trọng đối với bất kỳ tổ chức nào, vì nó cho phép bạn tham gia vào hoạt động kinh doanh cốt lõi và không sợ thuế và các cuộc thanh tra khác. Các tài liệu báo cáo được soạn thảo dưới nhiều hình thức và mẫu đơn. Các loại tài liệu khác nhau tùy thuộc vào loại hình công ty, tính chất hoạt động của nó và nhiều yếu tố khác.

Khái niệm chung

Tài liệu báo cáo phản ánh một tập hợp các chỉ số với kết quả công việc của công ty trong giai đoạn lựa chọn. Báo cáo có thể chứa các bảng có dữ liệu kế toán, thống kê và các dữ liệu khác. Báo cáo là kết quả của công việc về thông tin kế toán.

Báo cáo được tổng hợp theo mẫu đơn đề nghị của Bộ Tài chính và Sở Thống kê Nhà nước. Đây có thể là tóm lược cho các ngành cụ thể, cũng như các vùng lãnh thổ - vùng, các vùng, cho sự toàn vẹn của nền kinh tế.

Tài liệu báo cáo có thể được phân loại theo các loại, kỳ, khối lượng dữ liệu, mức độ khái quát hóa của chúng.

Giống

Theo loại báo cáo được chia thành:

• Kế toán;
• Thống kê;
• Hoạt động.

Kế toán - một dữ liệu có hệ thống về tài sản của tổ chức, tài chính, hiệu suất. Các tài liệu kế toán được lập trên cơ sở thông tin kế toán.

Thống kê được lập theo sổ sách thống kê, kế toán và hoạt động.

Báo cáo hoạt động được chuẩn bị về các tài liệu hoạt động trong một số khoảng thời gian nhất định - một tuần, một tháng, một thập kỷ, v.v ... Thông tin này giúp duy trì kiểm soát hoạt động của các quy trình làm việc trong tổ chức.

Thường xuyên chuẩn bị tài liệu kế toán có thể là:

• Trong ngày - trong ngày, năm ngày, một thập kỷ, một tháng, một phần tư, sáu tháng.
• Hàng năm là bản tóm tắt cho năm.

Báo cáo thống kê hàng năm là hiện tại, và kế toán là tạm thời.

Mức độ tổng quát của thông tin trong báo cáo có thể khác nhau. Tùy thuộc vào chỉ số này, báo cáo là:

• Chính - do tổ chức biên soạn;
• Hợp nhất - được chuẩn bị bởi các tổ chức cao hơn.

Bất kỳ báo cáo nào đều phải cung cấp thông tin đáng tin cậy về các hoạt động của tổ chức, vị trí tài chính, hiệu suất và bất kỳ thay đổi nào trong thông tin này.

Xuất hiện và nội dung

Các mẫu tài liệu kế toán được chấp thuận bởi các quy định của chính phủ.

Mỗi công ty duy trì báo cáo nội bộ cung cấp thông tin về việc thực hiện kế hoạch và hướng dẫn từ ban quản lý. Các báo cáo này được chuẩn bị bởi các chuyên gia của các phòng ban khác nhau của công ty và được cung cấp cho ban quản lý. Tài liệu này có thể được gọi là báo cáo hoặc chứng chỉ.

Các báo cáo trong các tổ chức được thực hiện dưới hình thức tùy ý. Chúng được nộp trên tờ giấy hoặc trên đầu đề của tổ chức.

Các thông tin sau đây là bắt buộc trong báo cáo:

• Tên tổ chức;
• Tên của đơn vị kết cấu hoặc phòng ban của công ty;
• Tên của tài liệu;
• Ngày và số;
• Tiêu đề;
• Trực tiếp văn bản với kết quả của tác phẩm;
• Chữ ký;
• Phê duyệt hoặc giải quyết.

Văn bản của báo cáo chứa đầy đủ thông tin về công việc đã hoàn thành, phân tích kết quả hoạt động. Kết luận được rút ra, nếu cần, đề xuất được đưa ra. Thông thường, các ghi chú giải thích được đính kèm với các báo cáo. Ngày của báo cáo phải tương quan với tuyên bố của người đứng đầu.

Chuyến đi công tác

Một loại báo cáo riêng biệt là tài liệu kế toán cho chỗ ở của khách sạn trong trường hợp đi công tác chính thức của chuyên gia.

Trong chi phí đi du lịch bao gồm chi tiêu trong phòng khách sạn. Theo yêu cầu của luật pháp, công ty có nghĩa vụ hoàn trả cho nhân viên tất cả các chi phí liên quan đến việc thanh toán một phòng khách sạn.

Một nhân viên trở về từ một chuyến công tác cung cấp một trong các tài liệu sau:

• Tài khoản;
• Kiểm tra;
• Biên nhận.

Những tài liệu nào sẽ là trung thành nhất và sẽ không gây ra những nghi vấn từ cơ quan thuế?

Nếu khách sạn không sử dụng thiết bị đăng ký tiền mặt thì nhân viên khách sạn phải phát hành một mẫu đơn đặc biệt. Bạn có thể đặt tên nó một cách khác: biên nhận, séc, phiếu mua hàng.

Yêu cầu đối với các biểu mẫu

Mỗi khách sạn có hình thức riêng, nhưng được thiết kế theo các yêu cầu đã được phê duyệt. Các tài liệu báo cáo về chỗ ở đáp ứng các yêu cầu sau:

• Báo cáo có chứa các điều kiện tiên quyết (tên tổ chức, số, số, địa chỉ, TIN, dấu);
• Bản thân mẫu được sản xuất trong nhà in hoặc sử dụng các hệ thống tự động được bảo vệ khỏi sự truy cập trái phép và giữ thông tin trong 5 năm;
• Tài liệu được gán một số và một loạt.

Nếu nhân viên trình bày một tài liệu không đáp ứng các yêu cầu được chấp thuận, và công ty chấp nhận nó và tiến hành nó, nếu có yêu cầu của nhân viên thuế, tổ chức sẽ có thể bảo vệ các chi phí của mình tại tòa án.

Nếu khách sạn có bàn làm việc

Thông thường, khách sạn có sổ đăng ký tiền mặt. Sau đó tài liệu kế toán cho nơi cư trú không được điền, và nhân viên được nhận biên nhận tiền mặt. Chính ông là người nói về việc đăng ký và thanh toán một phòng khách sạn.

Tài khoản hoặc tài liệu khác cung cấp dữ liệu về đăng ký của một nhân viên cụ thể có thể được gắn vào séc.

Nếu nhân viên đó được cấp một biên nhận tiền mặt thay vì séc, trong trường hợp đó, việc chuẩn bị tài khoản có thể là vấn đề của các chuyên gia thuế. Tất nhiên, công ty có thể bảo vệ lợi ích của mình trong tòa án, nhưng thủ tục này không phải là quá đơn giản.

Biên nhận của PKO cũng được cung cấp làm tài liệu kế toán cho chỗ ở của khách sạn. Chúng cũng được chấp nhận và thường không gây ra những câu hỏi không cần thiết. Biên nhận sẽ được coi là giấy tờ chính thức xác nhận việc nhận tiền của chính quyền khách sạn.

Trong trường hợp không có tài liệu

Cũng có những tình huống khi nhân viên không cung cấp một tài liệu. Sau đó, kế toán yêu cầu từ khách sạn một giấy chứng nhận cư trú của một người cụ thể. Và trong chính công ty nên là thông tin về thời gian đi lại của nhân viên này.

Những sắc thái này có thể dẫn đến các tranh chấp với nhân viên của cơ quan thuế, được giải quyết tại tòa thường ủng hộ tổ chức.

Tình huống của việc không cung cấp tài liệu có thể được giải thích bởi thực tế là nhân viên không sống trong khách sạn, nhưng trong một căn hộ thuê. Trong trường hợp này, công ty trả tiền cho thuê nhà ở, nhân viên không chịu bất kỳ chi phí nào, vì vậy họ không được bồi thường.

Người làm sổ sách thường hỏi một câu hỏi - làm thế nào sau đó để xem xét chi phí tại thuế? Công ty có thể chỉ ra khi nào lợi nhuận phát sinh từ chi phí nhà ở, nhưng chỉ trong thời gian nhân viên thực sự cư trú. Chi phí trong tất cả các thời kỳ khác sẽ được coi là chi phí không hợp lý và sẽ không được các cấu trúc thuế chấp nhận.

Chuẩn bị các tài liệu báo cáo là một thời điểm quan trọng và có trách nhiệm trong hoạt động của bất kỳ tổ chức nào. Theo quy định, đây là trách nhiệm của kế toán hoặc người đứng đầu các bộ phận cấu trúc của công ty. Nếu bạn gặp vấn đề, bạn có thể sử dụng các dịch vụ của các công ty bên thứ ba.