Tài liệu nộp hồ sơ. Làm thế nào để nộp hồ sơ?

Trước khi gia nhập các giấy tờ cần thiết người quen triệt để nhất với số lượng lớn các chỉ dẫn cần thiết liên quan đến các vấn đề về quản lý tài liệu và hồ sơ. Những chuẩn mực - rất phức tạp và chứa một số lượng lớn các chi tiết nhỏ khác nhau và sắc thái. Làm thế nào để hem tài liệu góc? Có chứa một danh sách kèm theo? Tôi có thể may tài liệu kế toán máy termoperepletnoy? nhân viên văn phòng mới bắt đầu có một cái gì đó để đập vỡ đầu.

Pushover?

Thoạt nhìn, các thủ tục đăng ký của vụ án và đưa nó vào kho lưu trữ khá đơn giản, nhưng thực tế cho thấy điều ngược lại. Trong trường hợp vi phạm bất kỳ các quy tắc của tổ chức của văn phòng sẽ từ chối chấp nhận đánh đổi giấy, và bạn phải bắt đầu công việc một lần nữa. Nếu một tình huống như vậy đã xảy ra trong cuộc sống của bạn, đọc bài viết của chúng tôi - chúng tôi sẽ cố gắng sắp xếp ra vấn đề này.

tài liệu Tại sao khâu? Có bất kỳ quy định, theo đó thủ tục này được quy định? Vâng, và họ rất nhiều. Chúng ta đang nói chủ yếu về các khuyến nghị về phương pháp luận về quản lý hồ sơ, mà đã được phê duyệt vào tháng năm 2009, thứ tự của các Lưu trữ Nhà nước. Trong lượt thứ hai - trên GOST 51.141, dành riêng để lưu trữ kinh doanh và quản lý văn phòng và chứa tất cả các định nghĩa và các điều kiện cần thiết. Bên cạnh đó, có những chuẩn mực pháp lý khác, theo đó các tài liệu liên kết ngang.

Hãy bắt đầu với trang bìa

Nếu nhà hát bắt đầu bằng một móc áo, sau đó thủ tục của chúng ta - không chỉ với trang bìa. Và sự lựa chọn của một tông "lớp vỏ" - một trong những nhiệm vụ đầu tiên trong quá trình "đóng gói" của tài liệu. Thoạt nhìn, bạn sẽ không tìm thấy một sự khác biệt giữa nhiều loại hiện có. Nhưng nhìn kỹ hơn, bạn hiểu rằng trang bìa là tiêu chuẩn phi tiêu chuẩn, và được sử dụng để lưu trữ lâu dài.

Thông thường bạn có thể gặp một định dạng bìa chuẩn 229h324 mm. Nó được áp dụng trong tất cả các trường hợp kích thước mẫu ghim tờ. Nếu vì lý do tài liệu có các thông số khá cụ thể và sự xuất hiện, đòi hỏi một sự thay đổi bìa phi tiêu chuẩn. Tới bài cuối tâm liên quan mà trong đó các tài liệu được lưu trữ từ 25 năm trở lên.

Theo luật, bìa đó được thực hiện chỉ từ các tông rắn do cuộc sống làm việc đáng kể. Các biện pháp cần thực hiện để bảo vệ các loại tài liệu thích hợp và phù hợp cho việc sử dụng sau một thời gian nghiêm trọng của thời gian. Tài liệu dành cho giao hàng trong lưu trữ Nhà nước, lưu trữ trong một vỏ làm bằng một loại vật liệu như các tông axit-miễn phí.

Hãy nói về số lượng tờ

Trước khi bạn nộp hồ sơ đề đúng, tất cả đều được yêu cầu phải được bổ sung trong trình tự chính xác. Sau đó đánh số thủ tục được thực hiện bởi một chiếc bút chì đơn giản thông thường. Nguyên tắc chính là - nó được đánh số danh sách chứ không phải là trang tài liệu. số Ả Rập gắn liền với mỗi tấm ở góc trên bên phải. Bên cạnh đó, nhãn hiệu của chúng tôi không cần phải "bò" trên văn bản. Bởi tổng số tờ không áp dụng tài liệu hàng tồn kho.

Có gì tinh tế tồn tại trong việc đánh số? Nếu số lượng tài liệu lỏng lá bao gồm một lá thư hoặc một số như vậy, đầu tiên được liệt kê bởi một phong bì, sau đó rẽ - mỗi nhúng trong tờ của ông. Nếu số lượng các đơn vị đến - hơn 250, thực hiện để chia nó thành nhiều volume. Và mỗi người trong số họ có đánh số riêng của mình.

tài liệu kinh doanh lưu trữ bên trong có thể có mặt, trong đó có số trang riêng của họ, ví dụ, các ấn phẩm của tạp chí. Tuy nhiên, xử lý các trường hợp trong tài liệu lưu trữ, họ được liệt kê bởi, trong số những người khác, mà không gây rối trật tự chung.

Nếu danh sách lồng nhau là một định dạng tuyệt vời, nó quyết định mở rộng và các chữ số ở góc trên bên phải. Nó được cung cấp truy cập miễn phí đến các văn bản. Nếu trên bất kỳ của các tấm dán mảnh vỡ của việc không thể tách của họ, tất cả các gói này được đánh số là một. Trong trường hợp này, nó chắc chắn sẽ biên soạn một hàng tồn kho của từng mảnh dán, đó là trên lưng hoặc trên không gian trống. Một dấu hiệu của tài liệu dán đảm bảo phải ở trong văn bản hoặc bằng các ghi chú để tổng kiểm kê chỉ ra tên. Thông thường các khoản đầu tư được kiểm tra tự do, báo cáo hoặc hình ảnh.

Sửa một số lỗi và danh mục tài liệu

Trong trường hợp khi trong quá trình hoạt động cho phép một số lỗi không quá nghiêm trọng (ví dụ, bỏ qua các cặp tờ) thay vì toàn bộ mảng lại renumbering có thể sử dụng chỉ định thư. Trong trường hợp này, các con số trên tờ khác không thay đổi. Loại bỏ lỗi như vậy chỉ có thể theo thoả thuận với các nhân viên lưu trữ. Nếu lỗi tổng phát hiện, tài liệu sẽ được đánh số lại. Những con số cũ trong khi gạch bỏ nhẹ nhàng càng tốt và đặt xuống những cái mới. Trong trường hợp này, được cập nhật đánh số lại bị cáo buộc của dòng chữ đảm bảo.

Nếu không có hàng tồn kho bạn không có lưu trữ sẽ không được chấp nhận. Các thông tin chứa trong nó, cho tên của tài liệu, ngày vẽ, chú thích và trực tiếp một bảng hiển thị số serial của tờ, số lượng ghi chú và (nếu cần thiết). Hoàn thành tất cả các thông tin về số tài liệu dưới dạng các con số, chữ nhân đôi, sau đó tất cả countersigned bởi Clerk với các chi tiết Tên

Làm thế nào để nộp các tài liệu chủ đề

Kể từ khi các thủ tục liên kết ngang phải đảm bảo rằng tất cả các tài liệu cần thiết và các công cụ trong tầm tay của bạn. Ngoài kinh doanh của mình cần một dùi, kim, các tông cho các tài liệu nộp hồ sơ và đề đặc biệt. Khi cuối cùng thả giống Twine ngân hàng, chủ đề nghiêm trọng hoặc proshivnymi L-210. loại mới được sử dụng cho các nhu cầu của văn phòng thường xuyên hơn.

Vào lúc bắt đầu của tài liệu được lấy từ bất kỳ kẹp giấy hoặc các vật kim loại khác, sau đó các tấm trường hợp được mịn màng ngăn xếp gọn gàng. Ở phía bên trái trong lĩnh vực không gian ba lỗ kim hoặc dùi. Đặt chúng ở giữa không gian miễn phí tốt nhất dành cho sự thụt vào bên trái, tức là khoảng cách khoảng một nửa cm. Quan sát này là rất quan trọng - bởi vì nếu không sau khi nộp hồ sơ họ sẽ khó đọc.

Lời khuyên cho tiện

Nếu lỗ có cạnh mịn cho bạn rất quan trọng, phải mất một cú đấm lỗ. Nhưng hãy nhớ rằng quá nhiều giấy đó là "quá khó khăn". Đảm bảo rằng tất cả ba lỗ được đặt ở độ cao thống nhất và khoảng cách xa nhau bởi một khoảng cách khoảng 3 cm. Mức trung bình của họ nên rơi vào giữa trang.

Để tránh làm hỏng các tấm bìa và sự sụp đổ của doanh nghiệp thường được khuyến khích để đặt nhấp nháy phía trước và phía sau tăng cường dải tông. Thông qua nó sẽ bị bỏ qua chủ đề. Bình thường kích thước của nó - 70 cm, nhưng trong từng trường hợp nó phụ thuộc vào độ dày của chồng ..

Như đâm lỗ 3

Dưới đây là nội dung của thuật toán này các tài liệu nộp hồ sơ. Thứ nhất, kim được truyền giữa khẩu độ thông qua, với sự trở lại của cuối chủ đề đó vẫn còn. Tiếp theo vdet ở đầu lỗ của nó. Kết quả là, cả hai đầu của ngăn xếp hiển thị trên doanh thu khâu tờ. Kim được kéo qua phía dưới của lỗ và vẽ chuỗi trên mặt trước. Sau đó, một lần nữa bỏ qua kim vào lỗ trung tâm. Vì vậy, chủ đề của chúng tôi đã được rút ra qua tất cả các lỗ cần thiết, sau đó cả hai đầu được gắn chặt vào mặt sau của các tài liệu một nút mạnh. Giữ lại kết thúc một chiều dài khoảng 5 cm.

Trực tiếp trên lắp ráp được dán một mảnh giấy với dòng chữ đảm bảo. Dưới đây chúng tôi nhìn vào công nghệ sản xuất của nó.

Tài liệu này có thể được khâu và với 4 lỗ. Làm thế nào để làm điều đó? Các thủ tục không phức tạp. Bốn lỗ được đục lỗ theo chiều dọc đối xứng với sự sắp xếp trên một trục chung. Rời bỏ đuôi chủ đề ở phía sau của việc mở cửa đầu tiên, tiến hành khâu lại firmware thì buộc một nút như đã mô tả ở trên. Firmware nên được nhân đôi hai lần để đảm bảo độ bền và độ tin cậy.

của dòng chữ đảm bảo

Giai đoạn tiếp theo sau khi việc đánh số và firmware - việc cung cấp kinh doanh của chúng ta về chữ đảm bảo. nó là gì? Đây sticker 4x6 với dòng chữ "kết hợp với nhau và đánh số tờ ..." (số họ được chỉ định bởi một số, và bằng chữ). tiểu bang hơn nữa vị trí của các nhân viên, xin vui lòng ghi lại ngày tháng và chữ ký cá nhân. Nếu bạn muốn đóng dấu chứng nhận, nó cũng phải được lưu ý. Việc ghi được dán trên đầu trang của nút buộc chúng tôi lời khuyên của các sợi mà trong trường hợp này phải duy trì miễn phí. Chữ ký pose ở phần cuối của các thủ tục, khi keo đã khô. Này được thực hiện để ngăn chặn nó lan rộng. In ấn (nếu có) đóng phần với phần tấm trên nhãn riêng của mình.

Và chỉ sau khi một thỏa thuận khâu, đánh số, niêm phong có chữ ký và đóng dấu, nó có thể được gửi vào kho lưu trữ.

Uống của dòng chữ đảm bảo phải là nghiêm trọng và chu đáo. Đó là cô - tài liệu bằng chứng về trường hợp miễn dịch. Trong trường hợp vi phạm tính toàn vẹn của nó hoặc ghi lại độ sai lệch không thể được chấp nhận cơ quan kiểm soát, hoặc có lẽ thách thức của ông tại tòa án.

Gì và tại sao sews

Nó là bắt buộc tất cả các tài liệu ghim, do nộp trong kho lưu trữ hoặc trong bất kỳ của các cơ quan thanh tra mà cơ quan thuế, quỹ hưu trí và nhiều như vậy. Bạn không thể lấy lại tài liệu dán hoặc ghim bằng kim bấm. Như đã lưu ý, trong trường hợp của thủ tục tố tụng không phù hợp nó, bạn chỉ đơn giản là sẽ không chấp nhận.

thủ tục như vậy có thể chủ yếu là tài liệu thuộc nhân sự và kế toán. Những người đã hoàn thành việc xử lý các năm sau đó sẽ được lưu trong kho lưu trữ của tổ chức hoặc doanh nghiệp. Các tổ chức lưu trữ đặc biệt truyền trường hợp với thời gian lưu giữ bản trước đây. Nó được xác định bởi luật pháp, tùy thuộc vào loại tài liệu. Ví dụ, ít nhất là 75 năm được yêu cầu phải giữ hồ sơ công chứng, sổ sách, tài liệu của các tài khoản kinh tế của thông tin nhân sự.

Tuổi thọ của bản vẽ thiết kế nhỏ hơn nhiều - chỉ có 20 tuổi. tài liệu hình ảnh thực hiện để chăm sóc 5 năm. Các tổ chức lưu trữ sẽ được lưu trong trường hợp của cả doanh nghiệp nhà nước và tư nhân. Nhiệm vụ của bất kỳ diễn viên ngoài quốc doanh - để kết luận với dịch vụ lưu trữ liên bang của Hợp đồng này.

Nên nhớ rằng các tài liệu firmware đúng chỉ có một nhân viên, những người có nghĩa vụ này được nêu ra trong bản mô tả công việc. Trong trường hợp của tài liệu hợp chất chất lượng thấp cung cấp một số biện pháp trừng phạt, đặc biệt là trong trường hợp thay đổi hoặc thiếu một số trang quan trọng.

Chúng ta hãy quay trở lại Binder công nghệ

Các phương pháp liên kết ngang trên được mô tả là phù hợp cho cả hai sao lưu và thanh tra thuế. Nhưng việc nộp chứng từ kế toán, lưu trữ trong một thời gian dài (trên 10 năm) nên đặc biệt mạnh mẽ - thường trên 5 lỗ. Đảm bảo dòng chữ được thực hiện trên một khăn giấy đặc biệt, để rõ nhãn dán có thể nhìn thấy nằm dưới đơn vị và không có nghi ngờ gì về tính toàn vẹn của tài liệu.

Nếu các điều kiện của lỗ trụ đấm dầm văn phòng thông thường, sau đó, nếu cần thiết, để phát hành khối lượng lớn các tài liệu giấy (ví dụ, trong in ấn) sử dụng thiết bị chuyên nghiệp theo hình thức máy khoan hoặc một máy ràng buộc. cơ chế như vậy có quyền lực nghiêm trọng và có thể là vận hành bằng tay và được trang bị một ổ điện.

cơ chế máy

Các cơ sở của các hệ thống hoặc máy - phương pháp cổ điển của việc sử dụng lò xo. máy đóng sách như vậy được trang bị một thiết bị cho thủng. Một cơ chế của văn bản vào mùa xuân xiên bằng nhựa, sau đó phía trên và phía dưới của đơn vị bổ sung các tông hoặc bìa nhựa.

Ưu điểm của máy tính ràng buộc là khả năng của việc kết hợp các tài liệu rất lớn. Độ dày của khối có thể lên đến 500 trang. Và cũng có thể - khả năng xóa hoặc bổ sung trang và tờ tài liệu đã bị ràng buộc. Những khó khăn là khá nghiêm trọng, và sự phức tạp không phải là quá cường độ cao.

Nếu máy đóng sách cho các tài liệu nộp trang bị suối kim loại, được thiết lập để một bước nhất định và đấm lỗ, tương ứng, với nó, các khối giấy được đeo trên thép lò xo linh hoạt, sau đó được nén và khóa. Ưu điểm của bộ máy với lò xo kim loại - dạng thức đoan hơn và cải thiện độ tin cậy so với các ràng buộc của suối nhựa. Nhưng cùng một lúc để lắp hoặc tháo các tấm không có thiệt hại không thể.

Ngoài ra vào mùa xuân, có các thiết bị hoạt động trên nguyên tắc các liên kết với các lược nhựa, mà răng curl. Ngoài ra còn có ràng buộc đối với các xoắn ốc, quen thuộc đối với chúng ta trên bàn lịch, máy tính xách tay và nhật ký. Sau khi đấm lỗ trong họ quấn xoắn ốc (3-4 biến bằng tay, người kia tự động).

Progress không đứng yên

là gì nhiệt ràng buộc? Nó là một máy hiện đại cho các tài liệu nộp hồ sơ, có thể là một cách nhanh chóng và kết nối không thể tháo rời của họ. Với máy termoperepletnyh thể hoàn thành một số lượng lớn các vật liệu, cũng như xây dựng bản sao cá nhân. Phiên bản này được đặc biệt thích hợp báo cáo, hợp đồng và các tài liệu quảng cáo gửi qua bưu điện.

máy thuộc loại này làm việc bằng cách sử dụng các ràng buộc termokoreshkov và termooblozhek có màu sắc và kích cỡ khác nhau. Tùy thuộc vào số lượng các tờ chọn termooblozhka trường hợp có độ dày nhất định, sau đó tất cả cùng nhau đặt trong máy. Phía bên trong của lớp khuẩn bìa cuối dính polymer. Máy được cung cấp với một yếu tố làm nóng nhờ đó polyme được nấu chảy và tất cả các tấm được bọc kín trong lớp nóng.