Làm thế nào để viết thư kinh doanh: quy tắc và khuyến nghị

Một thuộc tính thiết yếu của bất kỳ doanh nghiệp là thư tín kinh doanh. Nhân viên của mỗi doanh nghiệp giao tiếp với các đồng nghiệp và khách hàng, với các nhà cung cấp và người tiêu dùng. Nói chung, các thói quen hàng ngày của bất kỳ văn phòng nhất thiết phải bao gồm sự tham gia trong thư tín.

Mặc dù phần lớn nhân viên hàng ngày trong các doanh nghiệp và tổ chức gửi và nhận nhiều báo cáo, nhưng không phải tất cả đều tuân thủ các quy tắc và quy tắc đã được thiết lập khi chúng được tạo ra. Nó chỉ ra rằng nó không phải là đơn giản để viết một bức thư kinh doanh chính xác và chính xác. Có một số yêu cầu và mẫu được sử dụng trên thế giới và liên quan đến việc lưu hành tài liệu. Chúng bao gồm các quy tắc viết thư kinh doanh, cũng như các điểm chính liên quan đến thiết kế.

Khi viết thư cho một tổ chức bên ngoài hoặc chỉ đơn giản là một đồng nghiệp đến một bộ phận lân cận, người ta phải tuân theo một phong cách nghiêm ngặt (ngoại trừ thư từ thân thiện, mà không có những hạn chế như vậy). Không sử dụng những từ ngữ quá xúc động, thậm chí để mô tả toàn bộ tầm quan trọng của giao dịch hoặc sự hứng thú của các sản phẩm được thử nghiệm. Một lá thư kinh doanh cần được rõ ràng, súc tích và hạn chế.

Thông điệp phải bắt đầu từ người nhận. Nếu nó là dành cho nhân viên của một tổ chức bên thứ ba, bạn chắc chắn nên chỉ ra tên, địa chỉ của người nhận, cũng như tên đầy đủ của nó. Trong trường hợp tài liệu vẫn còn trong công ty, bạn có thể có họ với tên viết tắt (bạn có thể thêm vào vị trí đó). Một lá thư kinh doanh cho một tổ chức bên ngoài phải được phát hành trên một đầu đề (không phân biệt nó sẽ được gửi bằng điện tử hay bằng giấy). Nếu bạn không có nó, bạn chỉ cần chỉ định các điều kiện cần thiết của người gửi trong phần đầu của tài liệu.

Trước khi bạn bắt đầu soạn văn bản, bạn cần phải suy nghĩ về cấu trúc của nó, xác định các luận văn chính và mục đích của việc viết. Trong trường hợp này, quá trình viết đơn giản hơn nhiều. Để kết thúc bức thư theo sau chữ ký, chỉ ra rằng không chỉ họ của người gửi mà còn cả vị trí, cũng như tên của doanh nghiệp mà ông đại diện.

Khi gửi một lời đề nghị cho khách hàng tiềm năng hoặc đối tác ở phần cuối, bạn chắc chắn sẽ bày tỏ lòng biết ơn đối với sự hợp tác và hy vọng cho công việc chung.

Ngoài các quy tắc được sử dụng trong thư tín kinh doanh, cũng có những khuyến nghị. Ví dụ: bất kỳ tài liệu nào được gửi đến một người cụ thể phải được bắt đầu bằng những từ "được tôn trọng" bằng tên đầy đủ chứ không phải là tên viết tắt. Không sử dụng chữ viết tắt trong các chữ cái, ví dụ: viết "uv." Hoặc rút ngắn bài đăng của người nhận, nơi làm việc của bạn.

Sự phức tạp nhất được coi là sự lưu thông tài liệu quốc tế, vì ở mỗi quốc gia có một số sắc thái của truyền thông và ngôn ngữ mà nó cần phải tương ứng với các đối tác nước ngoài không phải lúc nào cũng rõ ràng đối với người khởi tạo bức thư, vì vậy tôi phải sử dụng dịch vụ của người dịch. Trước khi sử dụng dịch vụ của một chuyên gia như vậy, cần phải làm rõ liệu anh ta có biết viết một bức thư kinh doanh bằng tiếng Anh hay không. Nếu việc lưu thông tài liệu nước ngoài được lên kế hoạch để duy trì vĩnh viễn, tốt hơn là nên thuê một nhân viên thông thạo ngôn ngữ nước ngoài để soạn một bức thư kinh doanh về nó.

Nói chung, làm thế nào tài liệu sẽ được soạn thảo và nó được chính thức hóa như thế nào, việc hoàn thành nhiệm vụ phụ thuộc vào một mức độ lớn. Vì vậy, trong bất kỳ trường hợp nào, đừng đánh giá thấp tầm quan trọng của các nghi thức kinh doanh khi giao tiếp.